Een webshop voor een technische groothandel: voorraad, verhuur en ERP

Dit is de belangrijkste keuze in het hele project, en wij stellen hem daarom in het eerste gesprek al. Hij wordt namelijk bijna altijd te laat gemaakt. Als voorraadaantallen in twee systemen staan, moet er een winnen. Bij een technische groothandel is dat vrijwel altijd het ERP, want daar hangt je hele operatie aan.

Voor Nemaco Bouwmachines bouwden we daarom een maatwerkkoppeling met Microsoft Dynamics NAV, waarin prijzen, voorraad, transportnummers en orderinformatie realtime meelopen. De webshop is daar de etalage en het bestelkanaal, niet de administratie.

Wat je vooraf vastlegt: wat gebeurt er als de koppeling een uur uit de lucht ligt, blijft de shop dan bestelbaar, en wie krijgt daar een melding van? Die vragen zijn saai. Ze bepalen wel of je over twee jaar nog vertrouwen hebt in je eigen voorraadcijfers.

Standaard webshopsoftware kent één handeling: kopen. Meer niet. Zodra je hetzelfde artikel ook per dag of per week verhuurt, loopt dat vast. Een huurproduct heeft een periode, een beschikbaarheid, een borg en een retourmoment.

Nemaco verkoopt en verhuurt bouwmachines in hetzelfde systeem. Dat was ook de reden om daar niet voor een standaard webshoppakket te kiezen maar voor een Laravel-applicatie: als de kern van je bedrijf iets doet wat een pakket niet kent, moet je niet gaan slepen met plugins om het alsnog te forceren.

In de technische handel is niet elk artikel een voorraadartikel. Van Tongeren Trading verkoopt gebruikte en nieuwe pompen, motoren en boormachines, aan klanten in binnen- en buitenland. Daar is elk gebruikt exemplaar uniek: een stuk, eigen staat, eigen testrapport.

Dat vraagt iets anders van je shop dan een catalogus. Een uniek exemplaar moet verdwijnen zodra het verkocht is, het moet vindbaar zijn zonder dat je er vijftig varianten van hebt, en de koper wil bewijs zien. Vandaar de testrapporten en klantverhalen op de site. Er zit ook een inruilmogelijkheid in, want in deze markt komt er bij een verkoop vaak een machine terug.

Niet elke technische handel verkoopt alleen zakelijk. Hekman Products levert bouwhekken, rijplaten, keerwanden en wegbebakening aan aannemers, maar ook aan particulieren, met een bestelroute naast een vrijblijvende offerte.

Dat lijkt simpel en zit vol keuzes: prijzen met of zonder btw, andere verzendkosten, andere toon. Wie dat niet vooraf uitdenkt, bouwt een shop waarin de ene groep zich buitengesloten voelt en de andere zich niet serieus genomen.

Klanten van een technische groothandel zoeken op artikelnummer, op merk, op specificatie of op wat ze in hun hand hebben. Ze bladeren niet. Nooit.

Investeer daarom eerder in filters, synoniemen en een zoekfunctie die typefouten overleeft dan in de vormgeving van je homepage. De meeste omzet in dit type shop komt binnen via zoeken en via directe productpagina’s, niet via de voorpagina.

Een webshop bouwen is de ene helft. Zorgen dat de juiste inkoper hem vindt is de andere. Bij Nemaco deden onze SEO– en SEA-specialisten de zichtbaarheid en schreven onze contentmensen de teksten en blogs, terwijl de developers aan de shop werkten.

Dat scheelt het gedoe dat ontstaat als het ene bureau bouwt en het andere er verkeer op moet zetten. Na livegang lopen we mee in een vierwekelijkse cyclus: meten, bijstellen, doorbouwen.

Leg ons het proces voor zoals het nu werkt, inclusief de uitzonderingen waar je collega’s om lachen. Juist daar zit meestal de kern van het project, en juist daar gaan standaardpakketten stuk.

We denken mee vanaf het proces en kiezen daarna pas het platform.

Kan mijn ERP gekoppeld worden, ook als het oud is?

Meestal wel. Als er een API is, koppelen we daarop. Is die er niet, dan zijn er andere routes zoals een tussenbestand of een database-koppeling. Wat het bepaalt is niet de leeftijd van je systeem maar of er een betrouwbare manier is om data eruit en erin te krijgen.

Wat gebeurt er als de koppeling uitvalt?

Dat leggen we vooraf vast, want het gebeurt een keer. Blijft de shop bestelbaar met de laatst bekende voorraad, of zet je hem op pauze? Wie krijgt een melding? Die afspraken zijn saai om te maken en bepalen of je over twee jaar nog vertrouwen hebt in je eigen cijfers.

Kunnen we klantspecifieke prijzen tonen?

Ja. Prijzen achter inloggen, klantgroepen, staffels en projectprijzen zijn allemaal in te richten. Voorwaarde is dat duidelijk is welk systeem de prijs bepaalt, en dat is bij een groothandel vrijwel altijd het ERP.

Hoe gaan jullie om met tienduizenden artikelen?

Niet door ze handmatig in te voeren, maar via import en koppeling. Het echte werk zit in de structuur: welke eigenschappen zijn filterbaar, hoe heten ze, en klopt de data van je leveranciers. Dat laatste is bij vrijwel elke groothandel het grootste project.

Kunnen verhuur en verkoop in een shop?

Ja, maar niet met elk platform. Een huurproduct heeft een periode, beschikbaarheid, borg en retourmoment, en dat kennen standaard webshoppakketten niet. Bij Nemaco bouwden we daarom een Laravel-applicatie in plaats van een webshop met plugins.